上司は、意外なところでも社員を評価しています。そのひとつが忘年会や新年会。「飲み会を制する者は、会社人生を制す」との言葉も過言ではないほど。忘年会、新年会、花見会等の幹事をスムーズかつスマートに務める社員は、社内評価を上げることができるとか。
幹事が評価されるポイントはいろいろです。
- 目配り
- 気配り
- 心配り
デキるビジネスパーソンに、必要不可欠な資質といっていいかもしれません。幹事を任されることは、自分をアピールするためのひとつのチャンス！ 初めての幹事を任されたなら、このマニュアルを参考に、軽々とお役目を全うしてみせましょう。もしかして、昇進ルートに乗れるかも？
幹事の仕事
幹事のオシゴトを列記してみます。
- 日程調整
- 事前の根回し
- お店選び
- 予約
- 集金
それでは、それぞれのポイントについて説明していきましょう。
日程調整
上司から日時指定がある場合を除いて、もっとも手間なのが日程調整です。主役や上役が希望する日程を数日もらっておくこと。日程調整にはネットの無料ツールを使えばより簡単です。みんなで共有してスケジュールを書き込んでもらい、参加者が多い日程で予定を決めます。
事前の根回し
乾杯の発声や挨拶が必要なこともあります。日程をいただくタイミングで、主役や上司にお願いしておきましょう。
お店選び
お店は、会社あるいは駅の近くであることが重要です。二次会に行くことが多い部署の場合は、移動しやすい次のお店もあたりをつけておくことがポイントです。ジャンルはやはり、主役や上司の好みを事前にリサーチし、それに合わせるのがよいでしょう。
下記も留意しましょう。
- 飲み放題にコース料理がついたプランが安心。
- 飲み物の種類、料理の品数や内容、時間制限の有無を事前確認。
- ほかのお客さんと混ざり合わないような席を用意してもらう。
- 洗面所の清潔感をチェック。男女別にお手洗いが用意されているかも女性にとって大切です。
- 座敷席かテーブル席かも女性には気になります。座敷の場合は前もって知らせておく心配りも喜ばれます。
過去にどんな店で会が開かれてきたかをリサーチして、そことかぶらないようにもしたいものですね。
お店予約の際に確認しておきたいこと
- 日時、人数、飲み物や料理の内容を予約時に店側に伝えておく。
- 人数変更やキャンセルはいつまでできるか必ず確認しておきましょう。
- 予約は電話でことたりますが、できれば直接店に足を運び、お店のかたとじかに話したほうがよいでしょう。お店のかたとコミュニケーションが取れていると丁寧なサービスが期待できますし、幹事としてお店へのリクエストも出しやすくなります。
- 店内の席配置を確認できるので、喫煙者が出入りしやすい席はどこかなど、把握しておきましょう。
お店に慣れている雰囲気を幹事が醸し出せることで、参加者も安心してくつろげるのです。
会費を集める際に気をつけたいこと
可能なら、会費は当日までに集めておくのがベストです。当日の集金となると、受付でまごまごもたついたり、お釣りが足りなくなったりして、困ったことになりかねません。上司が多めに支払ってくれた場合には、余ったお金を前もって参加者に返すこともできますし、その分を二次会にまわすこともできます。「●●さんから多めに会費を頂戴しました」と全員にアナウンスすれば、上司にも失礼にあたらないでしょう。お酒が入った後、閉会時に会費を徴収するのはトラブルのもとなので、絶対に避けたほうが良いでしょう。
幹事の特権をいかせばよいことがあるかも
最後におまけの情報です。幹事をすることで、普段は話すチャンスの少ない先輩上司と接するきっかけが生まれ、社内人脈が充実します。もし気になる異性が仕事場にいるなら、お店選びなど幹事の相談に乗ってもらったり、お手伝いを頼んではいかがでしょう。自然に距離が近づくかもしれません。
公私ともに良いことがありそうな幹事のお役目。面倒がらずに、ぜひ笑顔で引き受けて下さい！
